01 企業(yè)日常用印時(shí)的“兩大痛點(diǎn)”
商務(wù)合同比對(duì)“痛點(diǎn)”
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，簽訂合同是一種常見(jiàn)的行為，企業(yè)合同管理在起草、審核、簽訂、履約到歸檔流程中，會(huì)面臨著各種談判產(chǎn)生的爭(zhēng)議和改動(dòng)。尤其在“合同審核 – 合同簽訂”階段，由于多次磋商會(huì)產(chǎn)生多個(gè)合同版本，需要工作人員反復(fù)審核確保內(nèi)容的一致性，避免產(chǎn)生真假合同問(wèn)題。
合同審核一直是企業(yè)法務(wù)人員的重要職責(zé)，根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，企業(yè)法務(wù)人員的70%到80%的工作時(shí)間都花費(fèi)在合同審核的溝通上，而真正有效的工作僅占20%左右，其中80%的時(shí)間都浪費(fèi)在了條款閱讀、文字查找比對(duì)方面，效率極其低下。此外，即使如此嚴(yán)格的審核過(guò)程也不能完全消除合同不一致帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
特別是集團(tuán)型企業(yè)，每天審批的文件數(shù)量會(huì)成倍增加，任務(wù)量龐大且要求更高，人工審核很容易遺漏風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，給企業(yè)帶來(lái)極大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。為確保合同內(nèi)容的一致性，法務(wù)人員必須在用印前進(jìn)行對(duì)比審核。然而，傳統(tǒng)人工比對(duì)存在以下幾個(gè)痛點(diǎn)：
難點(diǎn)一：比對(duì)失誤高
傳統(tǒng)人工比對(duì)，沒(méi)有有效的比對(duì)手段，僅通過(guò)肉眼對(duì)兩份文檔進(jìn)行逐字逐句的比對(duì)，錯(cuò)驗(yàn)漏驗(yàn)問(wèn)題嚴(yán)重，正確率很難保證。
難點(diǎn)二：比對(duì)速度慢
通常，法務(wù)人員審閱一頁(yè)合同需要2-3分鐘，一份50頁(yè)的合同，需要2小時(shí)才可以完成比對(duì)。同時(shí)，大量的合同對(duì)比工作非常容易讓人產(chǎn)生視覺(jué)疲勞。一天8小時(shí)工作下來(lái)，也只能完成幾份合同對(duì)比工作。
審核速度慢一方面影響業(yè)務(wù)的快速開(kāi)展，另一方面使得法務(wù)的大量工作時(shí)間消耗在了重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)上，增加了企業(yè)的人力成本。
文件快速掃描“痛點(diǎn)”
過(guò)去企業(yè)辦公主要圍繞打印、復(fù)印展開(kāi)，但是進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)的管理更精細(xì)化、業(yè)務(wù)模式在不斷重塑，越來(lái)越多的企業(yè)傾向于信息化建設(shè)和無(wú)紙化辦公，會(huì)議記錄、客戶溝通和內(nèi)部通知等常規(guī)信息，電子文件代替紙張文件更為高效和環(huán)保。在無(wú)紙化辦公中，最重要的就是將海量紙質(zhì)文件的電子化和歸檔。
對(duì)于一款企業(yè)用掃描儀而言，因?yàn)橐獞?yīng)對(duì)企業(yè)各種商務(wù)活動(dòng)而產(chǎn)生大量的文件掃描工作，這就要求掃描儀產(chǎn)品本身具備高品質(zhì)、高速度、高清晰度三個(gè)特點(diǎn)，尤其像金融、保險(xiǎn)和公共服務(wù)部門(mén)等行業(yè)客戶而言，動(dòng)輒幾百上千頁(yè)的投標(biāo)文件的掃描工作，一臺(tái)掃描快速且性能穩(wěn)定，不易卡紙的掃描儀成為客戶日常處理工作的首選產(chǎn)品。
02 御鑫箱推出“智能掃描+OCR”智能一體機(jī)
御鑫箱作為一家專注于通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)解決企業(yè)印章管控治理服務(wù)的企業(yè)，自創(chuàng)立之初便投身于印章管控+智能技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)。經(jīng)過(guò)近 10 年的深入耕耘，積累了超十萬(wàn)級(jí)的企業(yè)用印大數(shù)據(jù)資源，2022年，公司推出印章管控領(lǐng)域?qū)Ｓ谩癆I+OCR”文本/視頻比對(duì)技術(shù)，通過(guò)OCR+智能設(shè)備結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)用印前、中、后的文檔智能校驗(yàn)，全面提升印章管理的安全性和便捷性。為文件審查人員提供直觀的文本比對(duì)修改處參考，從而極大減少人為疏漏，有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)審核流程合規(guī)化水平，大大提高合同審查效率。
御鑫箱通過(guò)使用自然語(yǔ)言處理、深度學(xué)習(xí)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等AI技術(shù)，從合同信息一致性、合同關(guān)鍵信息比對(duì)等多個(gè)維度對(duì)合同文本進(jìn)行智能審閱，通過(guò)AI賦能，讓機(jī)器“智審”合同，御鑫箱智能OCR比對(duì)技術(shù)可對(duì)接市面多款掃描儀設(shè)備，目前已在中國(guó)平安、字節(jié)跳動(dòng)等多家大集團(tuán)型企業(yè)法務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)用，并獲得客戶的一致認(rèn)可。