部署前后的十大效果對(duì)比，一文了解智能印章管理系統(tǒng)功能！
什么是智能印章管理系統(tǒng)？
經(jīng)常有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者問(wèn)我們一些問(wèn)題：如什么是智能印章管理系統(tǒng)？你們到底怎么管理我們的印章？用了你們這套智能印章管理系統(tǒng)，我們公司蓋印數(shù)據(jù)會(huì)不會(huì)泄密等等，可以看出，絕大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)智能印章管控概念還是相對(duì)模糊，甚至不知道已經(jīng)存在這種智能管理產(chǎn)品，能在哪些管控場(chǎng)景中解決相應(yīng)痛點(diǎn)。
智能印章管控系統(tǒng)，包含了實(shí)物印章自申請(qǐng)，保管，取還，盤點(diǎn)，流程對(duì)接，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，預(yù)警提醒，電子印章管理等模塊。又貫穿延展至物聯(lián)網(wǎng)真?zhèn)巫R(shí)別，多方式身份識(shí)別，OCR文本比對(duì)，云計(jì)算，人工智能，大數(shù)據(jù)，機(jī)械臂等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，能夠給企業(yè)提供多場(chǎng)景印章管控可視化管理，對(duì)企業(yè)目前在用系統(tǒng)的可共性管理，具體印章使用的管理等。
區(qū)別以往，我們可以對(duì)整個(gè)蓋印過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，也就是說(shuō)，可以還原每一枚印章的蓋印現(xiàn)場(chǎng)。第二，對(duì)企業(yè)每一枚印章進(jìn)行全生命周期監(jiān)控，也就是說(shuō)印章從刻制后進(jìn)入企業(yè)的第一天起，直至它銷毀封存，印章的整個(gè)的使用過(guò)程，全部在系統(tǒng)監(jiān)控之下，每一次使用記錄，自動(dòng)成為一條數(shù)據(jù)，一些信息，一段影像或視頻，進(jìn)入到企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中永久的保存，為以后的數(shù)據(jù)分析，查源追溯提供很好的數(shù)據(jù)的積累。不管你是世界500強(qiáng)，還是新成立的公司，甚至是個(gè)體商戶，你都能清晰了解你的印章用在哪里，蓋了什么文件，不用鎖在保險(xiǎn)柜里，也不用栓在腰間。
為什么要管印章？因?yàn)橹袊?guó)乃至整個(gè)亞洲，印章文化自古深入骨髓，印章就代表著企業(yè)的意志，蓋印意味著企業(yè)對(duì)此次行為負(fù)責(zé)。公章甚至在某些權(quán)力大過(guò)企業(yè)實(shí)控人。不管你是剛創(chuàng)立的新公司，還是世界500強(qiáng)集團(tuán)型企業(yè)，印章都是企業(yè)最為重要的物件，沒(méi)有之一。
不夸張的說(shuō)，每一家企業(yè)都需要一套屬于自己的印章管控系統(tǒng)。區(qū)別在于什么時(shí)期部署而已。有些企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)比較強(qiáng)的，早在發(fā)展初期就部署了，有些企業(yè)臨近上市，審計(jì)機(jī)構(gòu)給出風(fēng)險(xiǎn)建議書時(shí)部署，有些企業(yè)后知后覺(jué)，等到企業(yè)印章管控出事，造成實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失了才想到部署，往往這時(shí)已經(jīng)付出了極為慘重的代價(jià)。
智能印章管理系統(tǒng)包含哪些內(nèi)容？
智能印章管理系統(tǒng)包含了智能硬件部分和系統(tǒng)軟件部分，智能硬件常見(jiàn)于如智能印章柜、智能印章筒、智能印控臺(tái)等智能設(shè)備，系統(tǒng)軟件包含物理印章管控軟件和電子印章管控軟件。企業(yè)印章管控場(chǎng)景分前后兩端，后端即印章存儲(chǔ)端，一般涉及內(nèi)容主要是印章的日常保管、取用、盤存?！按鎯?chǔ)端四要素”管控一般為：什么人，什么時(shí)間，什么地點(diǎn)，?。ㄟ€）了哪枚印章。這塊一般由智能印章柜設(shè)備進(jìn)行管理和控制。區(qū)別于傳統(tǒng)的存儲(chǔ)柜或保險(xiǎn)柜，這里要用到物聯(lián)網(wǎng)識(shí)別技術(shù)對(duì)“取還印章是否為同一枚”進(jìn)行判定和鑒別。
企業(yè)印章管控場(chǎng)景分前端為印章現(xiàn)場(chǎng)使用端，一般是監(jiān)控或還原印章使用現(xiàn)場(chǎng)，即“蓋印現(xiàn)場(chǎng)五要素”：什么人，什么時(shí)間，在什么地方，用什么印章，蓋了什么文件。對(duì)于蓋了什么文件，一般會(huì)用到OCR文本識(shí)別比對(duì)技術(shù)，即對(duì)即將蓋印文件和原先申請(qǐng)文件進(jìn)行逐字比對(duì)，以確保印章即將蓋印的文件真實(shí)且有效，防止非法人員在蓋印過(guò)程中對(duì)文件進(jìn)行篡改或替換。這塊涉及要用到的一般就是智能印章筒、印控臺(tái)等設(shè)備了。印章柜對(duì)離柜印章具體蓋在什么文件上是沒(méi)辦法進(jìn)行干預(yù)或管控的，但印章筒、印控臺(tái)可以。所以兩者經(jīng)常配套使用。
對(duì)于子分機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大的集團(tuán)型公司來(lái)說(shuō)，可以在各地子分公司部署相應(yīng)的印章柜、印章筒設(shè)備，即使是印章在分布在全國(guó)各地，當(dāng)?shù)胤止艿那闆r下，總部印章管理員依舊可以對(duì)各地機(jī)構(gòu)日常用印進(jìn)行遠(yuǎn)距離管控。管理員在總部辦公室電腦前就可以很直觀的看到全國(guó)各地分支機(jī)構(gòu)的每日用印情況，印章在柜狀態(tài)以及每天實(shí)際簽約文件現(xiàn)場(chǎng)。
企業(yè)部署智能印章管控系統(tǒng)的前后差異：
隨著智能印章管控系統(tǒng)軟件應(yīng)用的越來(lái)越來(lái)普及，那么企業(yè)部署了智能印章管控系統(tǒng)前后有什么區(qū)別呢?本文將從十個(gè)方面做出對(duì)比：
（1）印章取用登記
部署前：手工填寫印章登記表，真實(shí)使用時(shí)間和填寫時(shí)間往往對(duì)不上，印章登記表有可能作為紙質(zhì)材料保留，不同步記錄在系統(tǒng)中，事后追查責(zé)任人難，時(shí)間久了找資料難；
部署后：系統(tǒng)自動(dòng)記錄每一筆用印數(shù)據(jù)，與OA用印申請(qǐng)單一一對(duì)應(yīng)，無(wú)須人工填寫，數(shù)據(jù)真實(shí)有效，同步保存在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器中，可設(shè)入關(guān)鍵詞查詢，不管時(shí)隔多久，一秒搜索找出；
（2）印章取用查找
部署前：人工逐個(gè)找章，耗時(shí)費(fèi)力；
部署后：智能印章柜指引用戶前往準(zhǔn)確的柜子面前，告知用戶所要取用的印章在哪個(gè)抽屜/格口中，并自動(dòng)彈開(kāi)，方便用戶取章；
（3）印章真?zhèn)喂芾?/strong>
部署前：人工鑒別歸還印章真?zhèn)涡裕ㄓ袝r(shí)還不做這步），可能存在蘿卜章流入或替換真章事件發(fā)生，如果不法人員在外私刻印章出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事故后，企業(yè)往往無(wú)法拿出真章沒(méi)有被使用的證據(jù)或記錄，存在經(jīng)濟(jì)名譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)。
部署后：每一次歸還系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行印章真?zhèn)涡ｒ?yàn)，確保每一枚歸還印章真實(shí)有效，無(wú)法造假，無(wú)法貍貓換太子。如果不法人員在外私刻印章出事后，系統(tǒng)可以提供印章在柜記錄及使用記錄，以證實(shí)其從未離開(kāi)的證明。在法律上，可以作為有效的證明證據(jù)材料提供。
（4）印章盤點(diǎn)管理
部署前：人工盤存，耗時(shí)且費(fèi)力。若集中總部管控，盤點(diǎn)上千枚印章需要幾個(gè)印管員挨個(gè)盤存，須耗時(shí)1-2天，準(zhǔn)確率會(huì)有人工誤差?？偛繜o(wú)法實(shí)時(shí)獲知子分公司的印章在柜狀態(tài)，對(duì)于每枚印章的使用情況也無(wú)可獲知。
部署后：管理員通過(guò)系統(tǒng)設(shè)定定時(shí)或不定時(shí)盤存，可以一鍵獲知全國(guó)各地子分公司印章在柜狀態(tài)，無(wú)須人工干預(yù)，1-3分鐘即可獲得完整盤存數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)且有效?？梢缘谝粫r(shí)間發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)。
（5）流程綁定用印
部署前：企業(yè)通常有OA系統(tǒng)，但缺失蓋印現(xiàn)場(chǎng)管控系統(tǒng)，員工OA申請(qǐng)走完，就找行政要蓋章，行政無(wú)法了解每一筆申請(qǐng)單完整流程是否走完，要找相關(guān)人員逐一核對(duì)，耗時(shí)耗力，出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島；
部署后：通過(guò)系統(tǒng)流程綁定，做到“有流程用印，無(wú)流程不用印”，只有走完審批流程才能到達(dá)印章管理系統(tǒng)，形成數(shù)據(jù)閉環(huán)，兩套系統(tǒng)集成，功能更強(qiáng)大，形成數(shù)據(jù)閉環(huán)。
（6）限制條件用印
部署前：某些場(chǎng)景下（如印章外帶），用印人持章后，具體蓋了什么文件，是否與對(duì)方串通蓋印，是否在指定地點(diǎn)蓋印，是否偷蓋了空白文件，完全無(wú)法監(jiān)管。
部署后：將印章鎖入智能印章筒后，可設(shè)置限制條件用印，比如到達(dá)指定區(qū)域后解鎖，或者指定人身份識(shí)別后解鎖，或者提前設(shè)置好用印次數(shù)，或者識(shí)別文件后蓋印，公司可根據(jù)實(shí)際監(jiān)管力度設(shè)置自定義規(guī)則組合，管控更加安全有效；
（7）還原蓋印現(xiàn)場(chǎng)
部署前：用印人在簽約現(xiàn)場(chǎng)具體蓋了什么文件，無(wú)從獲知，沒(méi)有留下第一現(xiàn)場(chǎng)的用印記錄，即便有掃描文件也是資料后補(bǔ)，留下巨大的用印風(fēng)險(xiǎn)隱患。
部署后：用印時(shí)智能設(shè)備自動(dòng)拍照或錄像，留下完整現(xiàn)場(chǎng)用印記錄，管理員可遠(yuǎn)程觀看查閱，對(duì)于可疑文件或動(dòng)作能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)。
（8）數(shù)據(jù)-報(bào)表看板管理
部署前：無(wú)數(shù)據(jù)無(wú)報(bào)表，對(duì)于子分公司印管員工作效率無(wú)法得知；
部署后：企業(yè)內(nèi)每一枚印章數(shù)字生命周期可控，留存并監(jiān)控每一枚印章每一筆用印申請(qǐng)，取還記錄，蓋印記錄。并相應(yīng)生成多維度報(bào)表，統(tǒng)計(jì)印章使用頻次，人員蓋印效率等；
（9）風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)警
部署前：無(wú)監(jiān)管或人工監(jiān)管，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)事故無(wú)法做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，提前預(yù)警或提醒。
部署后：對(duì)印章使用過(guò)程全監(jiān)管，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為（如多取，錯(cuò)取，盜印，篡改文件，蓋空白紙等）可第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并預(yù)警，將印章風(fēng)險(xiǎn)事件扼殺于搖籃，有效降低企業(yè)印控風(fēng)險(xiǎn)。
- 企業(yè)用印統(tǒng)一規(guī)范
部署前：各地方機(jī)構(gòu)管理風(fēng)格不同，規(guī)章制度相對(duì)獨(dú)立，集團(tuán)想統(tǒng)一規(guī)范管理往往缺少有效管控手段，有想法難落地；
部署后：通過(guò)部署智能硬件和管控系統(tǒng)后，有助于集團(tuán)自上而下部署統(tǒng)一的用印管控制度和流程，企業(yè)用印更加統(tǒng)一規(guī)范，符合上級(jí)監(jiān)管部門（如證監(jiān)會(huì)/銀保監(jiān)會(huì)）要求。
您的企業(yè)是否也存在以上印章場(chǎng)景管控痛點(diǎn)，印章是否還鎖在保險(xiǎn)柜中管理，是否還處于傳統(tǒng)人工管控模式，是否您對(duì)于您企業(yè)的印章管控風(fēng)險(xiǎn)一無(wú)所知，不知道何時(shí)可能就會(huì)暴雷。
如果您想改善這一現(xiàn)狀，打造一整套屬于您企業(yè)量身定制的安全、高效、智能的智能印章管理系統(tǒng)，投入幾千元，避免上億損失。
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