部署前后的十大效果對比，一文了解智能印章管理系統(tǒng)功能！
什么是智能印章管理系統(tǒng)？
經(jīng)常有企業(yè)經(jīng)營管理者問我們一些問題：如什么是智能印章管理系統(tǒng)？你們到底怎么管理我們的印章？用了你們這套智能印章管理系統(tǒng)，我們公司蓋印數(shù)據(jù)會不會泄密等等，可以看出，絕大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營者對智能印章管控概念還是相對模糊，甚至不知道已經(jīng)存在這種智能管理產(chǎn)品，能在哪些管控場景中解決相應痛點。
智能印章管控系統(tǒng)，包含了實物印章自申請，保管，取還，盤點，流程對接，數(shù)據(jù)統(tǒng)計，預警提醒，電子印章管理等模塊。又貫穿延展至物聯(lián)網(wǎng)真?zhèn)巫R別，多方式身份識別，OCR文本比對，云計算，人工智能，大數(shù)據(jù)，機械臂等先進科學技術，能夠給企業(yè)提供多場景印章管控可視化管理，對企業(yè)目前在用系統(tǒng)的可共性管理，具體印章使用的管理等。
區(qū)別以往，我們可以對整個蓋印過程進行監(jiān)控，也就是說，可以還原每一枚印章的蓋印現(xiàn)場。第二，對企業(yè)每一枚印章進行全生命周期監(jiān)控，也就是說印章從刻制后進入企業(yè)的第一天起，直至它銷毀封存，印章的整個的使用過程，全部在系統(tǒng)監(jiān)控之下，每一次使用記錄，自動成為一條數(shù)據(jù)，一些信息，一段影像或視頻，進入到企業(yè)數(shù)據(jù)庫中永久的保存，為以后的數(shù)據(jù)分析，查源追溯提供很好的數(shù)據(jù)的積累。不管你是世界500強，還是新成立的公司，甚至是個體商戶，你都能清晰了解你的印章用在哪里，蓋了什么文件，不用鎖在保險柜里，也不用栓在腰間。
為什么要管印章？因為中國乃至整個亞洲，印章文化自古深入骨髓，印章就代表著企業(yè)的意志，蓋印意味著企業(yè)對此次行為負責。公章甚至在某些權(quán)力大過企業(yè)實控人。不管你是剛創(chuàng)立的新公司，還是世界500強集團型企業(yè)，印章都是企業(yè)最為重要的物件，沒有之一。
不夸張的說，每一家企業(yè)都需要一套屬于自己的印章管控系統(tǒng)。區(qū)別在于什么時期部署而已。有些企業(yè)風險意識比較強的，早在發(fā)展初期就部署了，有些企業(yè)臨近上市，審計機構(gòu)給出風險建議書時部署，有些企業(yè)后知后覺，等到企業(yè)印章管控出事，造成實際經(jīng)濟損失了才想到部署，往往這時已經(jīng)付出了極為慘重的代價。
智能印章管理系統(tǒng)包含哪些內(nèi)容？
智能印章管理系統(tǒng)包含了智能硬件部分和系統(tǒng)軟件部分，智能硬件常見于如智能印章柜、智能印章筒、智能印控臺等智能設備，系統(tǒng)軟件包含物理印章管控軟件和電子印章管控軟件。企業(yè)印章管控場景分前后兩端，后端即印章存儲端，一般涉及內(nèi)容主要是印章的日常保管、取用、盤存?！按鎯Χ怂囊亍惫芸匾话銥椋菏裁慈?，什么時間，什么地點，?。ㄟ€）了哪枚印章。這塊一般由智能印章柜設備進行管理和控制。區(qū)別于傳統(tǒng)的存儲柜或保險柜，這里要用到物聯(lián)網(wǎng)識別技術對“取還印章是否為同一枚”進行判定和鑒別。
企業(yè)印章管控場景分前端為印章現(xiàn)場使用端，一般是監(jiān)控或還原印章使用現(xiàn)場，即“蓋印現(xiàn)場五要素”：什么人，什么時間，在什么地方，用什么印章，蓋了什么文件。對于蓋了什么文件，一般會用到OCR文本識別比對技術，即對即將蓋印文件和原先申請文件進行逐字比對，以確保印章即將蓋印的文件真實且有效，防止非法人員在蓋印過程中對文件進行篡改或替換。這塊涉及要用到的一般就是智能印章筒、印控臺等設備了。印章柜對離柜印章具體蓋在什么文件上是沒辦法進行干預或管控的，但印章筒、印控臺可以。所以兩者經(jīng)常配套使用。
對于子分機構(gòu)數(shù)量龐大的集團型公司來說，可以在各地子分公司部署相應的印章柜、印章筒設備，即使是印章在分布在全國各地，當?shù)胤止艿那闆r下，總部印章管理員依舊可以對各地機構(gòu)日常用印進行遠距離管控。管理員在總部辦公室電腦前就可以很直觀的看到全國各地分支機構(gòu)的每日用印情況，印章在柜狀態(tài)以及每天實際簽約文件現(xiàn)場。
企業(yè)部署智能印章管控系統(tǒng)的前后差異：
隨著智能印章管控系統(tǒng)軟件應用的越來越來普及，那么企業(yè)部署了智能印章管控系統(tǒng)前后有什么區(qū)別呢?本文將從十個方面做出對比：
（1）印章取用登記
部署前：手工填寫印章登記表，真實使用時間和填寫時間往往對不上，印章登記表有可能作為紙質(zhì)材料保留，不同步記錄在系統(tǒng)中，事后追查責任人難，時間久了找資料難；
部署后：系統(tǒng)自動記錄每一筆用印數(shù)據(jù)，與OA用印申請單一一對應，無須人工填寫，數(shù)據(jù)真實有效，同步保存在企業(yè)內(nèi)部服務器中，可設入關鍵詞查詢，不管時隔多久，一秒搜索找出；
（2）印章取用查找
部署前：人工逐個找章，耗時費力；
部署后：智能印章柜指引用戶前往準確的柜子面前，告知用戶所要取用的印章在哪個抽屜/格口中，并自動彈開，方便用戶取章；
（3）印章真?zhèn)喂芾?/strong>
部署前：人工鑒別歸還印章真?zhèn)涡裕ㄓ袝r還不做這步），可能存在蘿卜章流入或替換真章事件發(fā)生，如果不法人員在外私刻印章出現(xiàn)風險事故后，企業(yè)往往無法拿出真章沒有被使用的證據(jù)或記錄，存在經(jīng)濟名譽受損的風險。
部署后：每一次歸還系統(tǒng)會進行印章真?zhèn)涡ｒ?，確保每一枚歸還印章真實有效，無法造假，無法貍貓換太子。如果不法人員在外私刻印章出事后，系統(tǒng)可以提供印章在柜記錄及使用記錄，以證實其從未離開的證明。在法律上，可以作為有效的證明證據(jù)材料提供。
（4）印章盤點管理
部署前：人工盤存，耗時且費力。若集中總部管控，盤點上千枚印章需要幾個印管員挨個盤存，須耗時1-2天，準確率會有人工誤差?？偛繜o法實時獲知子分公司的印章在柜狀態(tài)，對于每枚印章的使用情況也無可獲知。
部署后：管理員通過系統(tǒng)設定定時或不定時盤存，可以一鍵獲知全國各地子分公司印章在柜狀態(tài)，無須人工干預，1-3分鐘即可獲得完整盤存數(shù)據(jù)，精準且有效?？梢缘谝粫r間發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)。
（5）流程綁定用印
部署前：企業(yè)通常有OA系統(tǒng)，但缺失蓋印現(xiàn)場管控系統(tǒng)，員工OA申請走完，就找行政要蓋章，行政無法了解每一筆申請單完整流程是否走完，要找相關人員逐一核對，耗時耗力，出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島；
部署后：通過系統(tǒng)流程綁定，做到“有流程用印，無流程不用印”，只有走完審批流程才能到達印章管理系統(tǒng)，形成數(shù)據(jù)閉環(huán)，兩套系統(tǒng)集成，功能更強大，形成數(shù)據(jù)閉環(huán)。
（6）限制條件用印
部署前：某些場景下（如印章外帶），用印人持章后，具體蓋了什么文件，是否與對方串通蓋印，是否在指定地點蓋印，是否偷蓋了空白文件，完全無法監(jiān)管。
部署后：將印章鎖入智能印章筒后，可設置限制條件用印，比如到達指定區(qū)域后解鎖，或者指定人身份識別后解鎖，或者提前設置好用印次數(shù)，或者識別文件后蓋印，公司可根據(jù)實際監(jiān)管力度設置自定義規(guī)則組合，管控更加安全有效；
（7）還原蓋印現(xiàn)場
部署前：用印人在簽約現(xiàn)場具體蓋了什么文件，無從獲知，沒有留下第一現(xiàn)場的用印記錄，即便有掃描文件也是資料后補，留下巨大的用印風險隱患。
部署后：用印時智能設備自動拍照或錄像，留下完整現(xiàn)場用印記錄，管理員可遠程觀看查閱，對于可疑文件或動作能第一時間發(fā)現(xiàn)。
（8）數(shù)據(jù)-報表看板管理
部署前：無數(shù)據(jù)無報表，對于子分公司印管員工作效率無法得知；
部署后：企業(yè)內(nèi)每一枚印章數(shù)字生命周期可控，留存并監(jiān)控每一枚印章每一筆用印申請，取還記錄，蓋印記錄。并相應生成多維度報表，統(tǒng)計印章使用頻次，人員蓋印效率等；
（9）風險提示預警
部署前：無監(jiān)管或人工監(jiān)管，對于風險事故無法做到及時發(fā)現(xiàn)，提前預警或提醒。
部署后：對印章使用過程全監(jiān)管，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為（如多取，錯取，盜印，篡改文件，蓋空白紙等）可第一時間發(fā)現(xiàn)并預警，將印章風險事件扼殺于搖籃，有效降低企業(yè)印控風險。
- 企業(yè)用印統(tǒng)一規(guī)范
部署前：各地方機構(gòu)管理風格不同，規(guī)章制度相對獨立，集團想統(tǒng)一規(guī)范管理往往缺少有效管控手段，有想法難落地；
部署后：通過部署智能硬件和管控系統(tǒng)后，有助于集團自上而下部署統(tǒng)一的用印管控制度和流程，企業(yè)用印更加統(tǒng)一規(guī)范，符合上級監(jiān)管部門（如證監(jiān)會/銀保監(jiān)會）要求。
您的企業(yè)是否也存在以上印章場景管控痛點，印章是否還鎖在保險柜中管理，是否還處于傳統(tǒng)人工管控模式，是否您對于您企業(yè)的印章管控風險一無所知，不知道何時可能就會暴雷。
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